Google spreadsheets 實在太好用了,這次碰到的問題是三個部門RD, Sales, Marketing各自使用自己的倉管表格,上級主管要求要能快速查閱三個部門的資產狀態
已知問題
現有Excel template 各自有自己需要的欄位跟樣式
開發新系統耗費太多人力跟資源
現行狀態大家都各自管理的很好,無需特別統一
維持現狀
開了無數次會議,依舊沒有迫切需求去開發新系統來應映這個問題,所以這次的出發點就是以『維持現況』的考量下,各部門owner無需特別去改動表格,只需要定時將檔案上傳到google drive去,後面其他報表就會自動篩選
兩層架構
基本上就分層兩塊,原始檔案、初步篩選特定欄位、總表
這次使用的是Multi IMPORTRANGE之後再統一select *
使用函數
使用函數有:Query, ImportRange, Where
第一層先把三個部門的表格先取出共通欄位,放在同一個sheet裡面的三張table
=QUERY(IMPORTRANGE(“
Sheet ID, “Sheet area”), “select Col1, Col2,…..”)
第二層在一次把這三張table合併到一張總表裡面
=query(
{
IMPORTRANGE(“Sheet ID”,”Sales!A:E”);
IMPORTRANGE(“Sheet ID”,”RD!A:E”);
IMPORTRANGE(“Sheet ID”,”Marketing!A:E”)},
”Select * where Col1 <> ‘’ “
)